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コラム

 公開日: 2015-09-30 

会計ソフトを使った自計化、企業にとってのメリット・デメリットは?

手書き、外注、自計化。会計作業が最も効率的になる方法は?



日々の会計作業や月次決算を行う際に、どのような方法があるのでしょうか。またそれぞれのメリット、デメリットは何でしょうか。

最近は少なくなりましたが、まず、すべて手書きによる方法があります。この場合、費用は少なくてすみますが、最低限の簿記の知識が必要です。時間や手間がかかりがちで、計算間違いや転記などのミスが起こる可能性があります。また修正する場合、すべてをやり直さなければならないデメリットがあります。

次に会計事務所などに外注する方法です。一般的に「記帳代行」と呼ばれている方法で、会社が日々作成した現金出納帳や領収証、請求書などの書類を、会計事務所に渡し、後日試算表などを受け取る方法です。手書きよりも効率的で簡単ですが、自社のパソコンを使って自社で会計ソフトにデータを入力し、試算表や月次決算を作成する(これを「自計化」と呼びます)よりも、完成するまでに時間がかかります。また書類の渡し忘れなどによる追加や、その他の修正がしにくいデメリットがあります。

この他に会計ソフトを使った自計化による方法があります。

会計ソフトを使った自計化のメリット



会計ソフトによる自計化のメリットの1つは、自社の数字がはやくみられるということです。
毎月の試算表の作成や月次決算が、翌月には可能になり、現状の業績把握がタイムリーにできます。さらに現場で処理するため、正しい情報に基づいてすぐに処理することができ、最終的にはミスが少なくなります。また最初の設定をしっかりとして、よく使う定型仕訳や取引先、摘要などを記憶させることにより、入力の効率化が図れます。修正なども手書きや記帳代行より簡単です。

ただし、デメリットも当然あります。会計ソフトへの入力の仕方を覚えなければならないことや、すべて会社で入力しなければならないため、場合によっては前より手間が増えることがある点です。またパソコンの購入など、新たな設備投資が必要になる場合もあります。

税理士との連携もより高度に



自計化用の会計ソフトを導入することにより、税理士側の負担も軽減されますので、その分より高度な提案や経営アドバイスが受けられるというメリットもあります。また、毎月チェックを受ければ、正確な月次決算の会計データを生かして、今後の業績の見通しを立てたり、打つべき手が考えられます。

会計ソフトによっては、オンラインで会計事務所のPCから会社側の入力したデータの情報を閲覧、遠隔操作できるものもあります。入力などに関して困ったことが起きた場合や、急に数字に基づいた経営の相談したいときにも即座に対応してもらえ、より綿密な連携が図れます。

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