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コラム

 公開日: 2015-10-02 

出張時費用の会計処理を簡単に! ~旅費規程活用のメリット~

出張に関する費用の会計処理


全国を飛び回って仕事をする会社だけでなく、近場の出張でも回数や従業員が多い会社にとっても、出張費用の精算や会計処理は、手間や時間がかかったり、どう処理したらよいのか頭を悩ますことも少なくありません。

具体的には、会社に旅費規程がない場合、出張にかかった交通費、宿泊費などを実費で旅費交通費として費用計上します。
会社が旅費規程を作成し、これに基づいて精算や支給をする場合には、ない場合と比べて、次のようなメリットがあります。

旅費規程の概要と活用するメリット


まず旅費規程とは、出張時に関する交通費、宿泊費、出張手当(日当)などの取り扱いを定めた社内規程のことを言います。旅費規程の内容は、会社により異なりますが、一般的には「交通費、宿泊費は、実費精算し、支給する出張手当を定めている」場合や、「交通費、宿泊費を含んだ出張手当を定めている」場合が多いようです。

旅費規程により支出した金額は、出張等に通常必要な費用の支出として認められる場合、その金額が旅費交通費として計上できます。
また旅費規程に基づき運用するため、一定のルールで処理する習慣ができ、出張に関する会計の処理が効率的にできるようになります。
そのほか「出張手当」として「給与」とは別に支給を受けた役員や従業員は、所得税や住民税の課税を受けず、社会保険料の算定にも反映されません。

旅費規程を作成する場合の注意点


ただし旅費規程を作成する場合、いくつかの注意点があります。
まず対象者は役員、従業員の全員にすることです。
また定められた内容は①その支給額が、その支給をする使用者等のすべてを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであり、②その支給額が、その支給する使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支出している金額に照らして相当と認められる内容である必要があります。
出張した従業員等には、出張報告書や出張旅費精算書を提出してもらい、保管しておくようにしましょう。

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