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コラム

 公開日: 2015-10-03 

領収書・レシートの整理の仕方と管理保存の方法

証憑(しょうひょう)書類をなぜ整理保存するのでしょうか


領収書やレシートを証憑(しょうひょう)書類と呼びます。この他、取引先から受け取った請求書や注文書、自己が作成した注文書控や小切手帳控、当座勘定照合表なども含みます。
これらの証憑書類の取引内容に基づき、会計ソフトに入力したり、会計帳簿を作成したりします。
証憑書類がきちんと整理できていると、いつも簡単に書類が確認できるため、迅速で正しい経営判断ができます。
また、これらの保存は、会社法や法人税法、消費税法などの法律によって義務づけられています。たとえば消費税法では、仕入税額控除の要件として請求書、領収書、納品書など取引の事実を証する書類を帳簿と併せて保存しなければならないことになっています。

証憑書類の整理方法


会計ソフトや手書きによって、請求書や領収書を帳簿に入力、記帳したらそれぞれを「請求書綴」、に綴り、「証憑書綴」に貼って保存します。

①請求書等
請求書等の保存は取引先別、または請求月別、取引の種類別に綴ります。取引先件数が少ない場合は取引先別、取引先が多く、取引量が比較的少ない場合は請求月別にすると、請求書綴の冊数は少なくすることができます。

②領収書等
領収書等の保存は、サイズがまちまちであるため、証憑書綴りに貼ると整理が簡単です。取引発生順に整理するのが一般的ですが、後で確認しやすい勘定科目別に整理するのもおすすめです。

証憑書類の保存方法と保存期間


証憑書類等は、帳簿書類保存箱に入れて保存すると便利です。ぜひ、箱に中に収納されている書類名や決算年度を記入しておきましょう。また決算年度ごとに箱を分け、保存期間も併せて記入しておくと、廃棄する時に楽になります。

設立関連書類や重要な契約書、税務届出書等は永久に保存しなければなりません。
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表や総勘定元帳などは会社法により10年間保存しなければなりません。それ以外にも税務に関する証憑書類等は7年から9年間の保存が義務付けられています。原則、これらの書類の保存は、紙でなければなりません。
なお電子帳簿保存法により、一定の要件を満たし手続きをすれば、マイクロフィルムや電磁的記録、スキャナ読取りの電磁的記録方法も認められているものもあります。

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