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コラム

 公開日: 2015-11-18 

不正が起きにくい経理の仕組みづくり

どのような社内で不正が起きるのか?

社内で不正が起きる場合のほとんどが、従業員によるものです。不正とは、いわゆる使い込みと呼ばれるもので、金銭や物品の横領や着服です。
一人の従業員が、経営者や他の従業員の目をぬすみ不正働くケースは、中小企業で起きる不正の多数を占めます。そのほか複数の従業員が共謀して行う不正もあります。一人で行う場合よりも一般的に不正を働く金額が大きく複雑になる傾向があります。それに比例して発見もしにくくなります。従業員と外部の取引先などの者と共謀して不正を働く場合もあり、会社の内部資料からだけでは、さらに不正が発見しにくくなります。

一人の従業員による不正の多くは、最初は軽い気持ちからはじまります。チェック体制が甘く、不正が起きにくい仕組みがつくられていない会社では、不正の早期発見ができません。結果、何度も繰り返され、長期間にわたってしまうことにより、会社の被害額が大きくなってしまうことも考えられます。


不正が起こりやすい会社とは?

不正が起きやすい会社には特徴があります。
まず挙げられるのが、経理、会計など財務関係の業務を一人の従業員が行っている会社です。中小企業では従業員が少ないため、複数の業務を一人の従業員がまとめて任されていることが珍しくありません。その結果一人に権限が集中してしまったり、経営者が任せっきりにしてしまうことにより、不正があっても発見されにくくなってしまいます。
また、経営者がお金に対してルーズである場合、従業員も金銭管理に対してルーズになりがちです。オーナー社長が多い中小企業は、オーナー社長が会社のお金と個人のお金を混同してしまい、個人の支出を会社のお金から出すことが可能です。会社のトップである社長がこのような金銭感覚では、不正を働きやすい印象を与えしまい、また不正が起きても気づかず「さらに大きな不正を生んでしまう」といったことも心配されます。


不正を起きにくくするための仕組み

不正を防止するためには、まずは経営者と従業員がしっかりと信頼関係を築くことが重要です。会社経営においても信頼関係はとても重要ですが、不正防止にも当然影響します。
不正が起きにくくするためには、どのような仕組みづくりをすればよいでしょうか。主なチェックポイントは以下の通りです。

・取引の処理は、必ず二人以上の担当者を経て完結させるようにしましょう。
基本的な例でいえば、金融機関から預金を窓口で引き出す場合、実際に引き出し手続きを行う担当者と、銀行印を保管し押印する担当者は同じ者にしないなどがあげられます。
・初めて取引を開始する場合や、定期的に、また臨時的に第三者がチェックすることを徹底しましょう。
新たな取引先と取引を開始する際や、金融機関との取引開始や口座の開設をする際は、上司の許可を必要とする、または担当者以外の者がチェックをするなどのルールづくりをします。また毎月、外部の会計、税務の専門家のチェックを受けるなどして、従業員に簡単には不正ができない体制であるとアピールすることも効果的です。不定期な現預金の実査や帳簿の記帳の状態をチェックするなど、経営者が率先して経理をしっかり管理する姿勢をみせることも、不正を防ぐための最大のポイントとなります。

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