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コラム

 公開日: 2015-11-19 

発見しにくい社内不正、売掛金横領は領収書の管理で防止対策を

従業員が起こしやすい社内不正

従業員が起こしやすい社内不正はいろいろ考えられます。例えば常に現金を扱う小売や飲食店では、売上代金の着服などの恐れがあります。その他、個人的な買い物や飲食代を会社の経費としたり、出張に行ったと見せかけて交通費を使い込むカラ出張などさまざまです。また本社以外に支店や営業所などを設けている会社では、経理関係を本社一括ではなくそれぞれで処理させている場合には、チェックが甘くなりがちで不正が発生するさらに高くなります。
このほか不正が発見しにくいケースとして、売掛金の回収担当者が回収した代金を着服する不正などが挙げられます。

売掛金の回収代金の着服

売掛金の回収担当者が、取引先から回収した代金の着服をする不正は、発見しにくいケースのひとつです。取引先は複数あるため、着服した回収代金の穴埋めは他の取引先から回収した売掛金で埋めていくことで、経理担当者に異常が察知されにくくなり、チェックから逃れやすくなります。


着服防止策

では売掛金の着服を防止するためには、どういった方法があるのでしょうか?
まず回収方法の変更が効果的です。現金で回収せず、売掛金の回収を銀行振り込みまたは引き落としにするのです。銀行を通せば、経理担当者が金額を確実に確認できる上、回収担当者に現金が渡ることがなくなり、不正を働くことができなくなります。また売掛金の回収が遅延している取引先には、回収担当者ではなく経理部が直接、支払の催促をするようにします。
どうしても現金で回収しなければならない場合には、領収書の管理に気を付けるようにします。
領収書は必ず連番を打ち、回収担当者にはその番号順に使わせた上、経理担当者は誰が何番から何番までを使ったかを記録しておきます。この時に注意するポイントは、書き損じた場合に破り捨てるのではなく、斜線を引き、台紙から切り離さず、領収書控えとともにホチキス止めをさせるようにすることです。また使用済みの領収書は、全て経理担当者が回収します。

また決算期には取引先に対して「残高確認状」を送付するようにしましょう。この「残高確認状」は回収担当者ではなく、経理担当者が取引先に直接送付し回収することにしましょう。取引先から確認した売掛金の残高と会社側の記録している売掛金の残高が合致しているかどうかにより、不正がおこなわれているか、他におかしなことになっていないか確認することができます。このように経理担当者や経営者が徹底して管理することが、横領を防ぐための最も重要ポイントになります。

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